Guía · Process Boards y casos
Mueve casos entre fases
En el Process Board cada columna es una fase de tu trabajo. Mueve los casos cuando avanzan, ábrelos para ver las respuestas y su puntaje, y decide qué pasa cuando un caso llega a una fase.
1. Abre el tablero
Abre tu FlowApp, ve a «Tableros de Proceso» y abre un tablero de la lista. Cada columna es una fase y cada tarjeta, un caso. Por defecto, los casos nuevos llegan a la primera fase; las reglas de enrutamiento de tu Intake Bot pueden mandarlos a otra.
Encuentra los casos que buscas
Arriba del tablero elige qué casos ver: «Todos», «Míos» o «Sin asignar». Toca «Filtros» para quedarte con los de un «Responsable», un «Estado», una «Prioridad», unas «Etiquetas» o los «No atendidas». Cada filtro activo queda como una etiqueta que quitas con su ×, o todos juntos con «Limpiar filtros». Con «Buscar casos…» encuentras uno por nombre.
Si en tu espacio los miembros solo ven sus casos, ellos ven solo «Míos».
2. Mueve el caso
En la computadora, arrastra la tarjeta a la columna de otra fase. En cualquier pantalla, también puedes abrir el caso y tocar el nombre de la fase, arriba junto al nombre del tablero, para elegir otra. En el teléfono es lo más cómodo.
3. Abre el caso
Toca la tarjeta para abrirla. Arriba ves la fase, a quién está asignado, su estado, su prioridad y la «Fecha límite». Para repartir casos entre tu equipo, mira Reparte casos al equipo.
En «Origen» está el envío que creó el caso. Si tu Intake Bot califica los casos, ahí ves el «Análisis IA» con su puntaje. «Ver» te lleva a las respuestas tal como las escribió la persona. Si el caso ya tiene un registro principal, «Origen» aparece cerrado: tócalo para abrirlo.
Para hablar del caso con tu equipo, escribe en el cuadro de comentarios y toca el botón de enviar. Con @ mencionas a alguien, y la mención le llega siempre. Con «Seguir» te avisamos de cada comentario y cambio de fase. Además, empiezas a seguir un caso automáticamente cuando comentas en él, te lo asignan o te mencionan.
Lo que pasa cuando un caso entra a una fase
En el menú de cada columna, «Ajustes» abre «Ajustes de fase». Ahí decides qué pasa cuando un caso entra a esa fase. Por ejemplo, con «Agregar un registro» la fase crea un registro en una de tus tablas, como un pedido o una cita:
- «Sugerir»: el caso ofrece el formulario y nada se crea hasta que alguien lo guarda.
- «Crear solo»: se crea un registro vacío, marcado para revisar.
Toca «Guardar» para aplicar los cambios. Si el caso sale de la fase y vuelve a entrar, no se crea un segundo registro.
Ajusta las fases
Al final de las columnas, «Añadir Fase» agrega una nueva. En el menú de cada columna, «Color» cambia su color y «Editar» le cambia el nombre.
Preguntas frecuentes
- ¿Le avisa al cliente cuando muevo su caso?
- No. ioZen no le escribe al cliente cuando el caso cambia de fase. Avisa a las personas de tu equipo que siguen el caso.
- ¿Mover casos usa créditos?
- No. Mover casos, comentarlos y asignarlos no usa créditos.
- ¿Qué pasa si dos personas mueven el mismo caso?
- Gana el primer movimiento. A la segunda persona le avisamos que el caso ya se movió y el tablero se actualiza solo.