Guía · Contactos
Organiza tus contactos
Cada persona aparece una vez en Contactos, con sus casos, sus datos y de dónde vino cada uno. Búscala, filtra, guarda segmentos, ponle etiquetas, importa y exporta.
En «Contactos» están las personas que atiende tu negocio: clientes, pacientes, alumnos o voluntarios. Cada persona aparece una vez. Cuando alguien responde un Intake Bot, ioZen la busca por su correo o su teléfono: si ya existe, suma el caso a su ficha; si no, la crea.
Los contactos son de todo tu espacio de trabajo. Los encuentras en el menú, y también al final del menú de cada FlowApp.
1. Busca y filtra
Escribe en el buscador de arriba para encontrar a alguien. Para afinar, toca «Filtros». En «Filtrar contactos» filtras por:
- «Etiquetas»: toca una para incluirla y otra vez para excluirla.
- «Campos del contacto»: los campos que creaste para tus contactos.
- «Información del Contacto»: la empresa y si tiene correo o teléfono.
- «Fechas»: cuándo se creó y su última actividad.
- «Interacción»: cuántos envíos y cuántas tarjetas tiene.
Para agregar a alguien a mano, toca «Nuevo».
2. Guarda un segmento
Con los filtros puestos, toca «Guardar como segmento», ponle un nombre y toca «Guardar segmento». Un segmento se actualiza solo: quien cumple los filtros entra, y quien deja de cumplirlos sale.
Tus segmentos aparecen en «Segmentos», junto a «Todos los contactos». Si cambias los filtros de un segmento, toca «Actualizar segmento» para guardarlos o «Revertir» para volver a los de antes.
3. Abre la ficha
Toca un contacto para abrir su ficha. Ves sus datos, sus «Casos», lo «Relacionado» (registros de tus tablas que son de esa persona) y su «Actividad», con notas e historial. En el teléfono, cada parte tiene su pestaña: «Datos», «Casos» y «Actividad».
Para cambiar su nombre, empresa o notas, toca «Editar» y luego «Guardar cambios».
De dónde viene cada dato
Junto a cada dato de la ficha ves de dónde vino y cuándo. Tócalo para ver el detalle y, si llegó con un caso, «Ver caso». Estos son los orígenes:
- «Verificado por WhatsApp»: la persona escribió desde ese número.
- «Verificado con código»: la persona escribió un código que le enviamos a ese correo.
- «Declarado»: la persona lo escribió en un Intake Bot.
- «Editado a mano»: lo cambió alguien de tu equipo.
- «Importado»: llegó en una importación.
- «Inferido»: ioZen lo dedujo de otros datos, como el país por el código del teléfono.
Saber el origen importa: solo los datos comprobados se reutilizan cuando la persona vuelve. Lo explicamos en Ya nos conocemos.
Etiquetas
En la ficha, toca «Etiqueta» junto al nombre. Elige una de la lista o escribe para crear una nueva.
Para etiquetar a varios a la vez, marca su casilla en la lista. En la barra que aparece tienes «Agregar etiqueta», «Eliminar etiqueta», «Exportar» y «Eliminar».
Campos personalizados
Si quieres guardar algo más de cada persona, como su ciudad o su número de documento, crea un campo. Abre el menú de tres puntos junto al buscador y toca «Configuración de contactos». En «Campos personalizados», toca «Campo», escribe el «Nombre del campo», elige el «Tipo de campo» y toca «Crear campo». Con «Grupo» ordenas tus campos en grupos.
En la pestaña «Etiquetas» de ese mismo panel creas y ordenas tus etiquetas.
Importa contactos
En el menú de tres puntos, toca «Importar». Sube un archivo CSV o Excel (.xlsx), con una fila por persona. Si no sabes cómo armarlo, toca «Descargar CSV de ejemplo».
Asigna cada columna a un campo («Auto-mapear» lo intenta por ti). Una columna también puede volverse un campo nuevo o etiquetas.
Después ioZen busca cada fila entre tus contactos, primero por correo y luego por teléfono, y te dice cuántos ya existen. Eliges qué hacer con ellos: dejarlos como están e importar solo los nuevos, actualizarlos con los datos del archivo (sus etiquetas se conservan), o llenar solo los datos que tienen vacíos. Al final ves cuántos quedaron «Creados», «Actualizados» y «Omitidos».
Cuántos contactos puedes tener depende de tu plan: míralo en Precios.
Exporta contactos
En el menú de tres puntos, toca «Exportar». Elige Excel o CSV y las columnas que quieres. Se exportan los contactos que estás viendo: el segmento abierto, con sus filtros. Para exportar solo algunos, márcalos y toca «Exportar» en la barra.
Qué ve cada miembro del equipo
Si en «Configuración» › «Equipo» activas «Los miembros solo ven sus casos», cada miembro ve en «Contactos» solo a las personas de los casos que tiene asignados, o de las conversaciones que le asignaron. Propietarios y administradores siguen viendo a todos. Más sobre roles en Invita a tu equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Los contactos son de cada FlowApp?
- No. Los contactos son de todo tu espacio de trabajo. Dentro de una FlowApp, «Contactos» te muestra los mismos.
- ¿Puedo unir dos contactos duplicados?
- No hay una opción para unirlos. Para que no se dupliquen, revisa en cada Intake Bot la «Estrategia de Coincidencia», y al importar elige qué hacer con los que ya existen.
- ¿Cuántos contactos puedo tener?
- Depende de tu plan. Lo ves en la página de precios, y al importar ioZen te dice cuántos te quedan.
- ¿Qué se borra si elimino un contacto?
- Se borran el contacto, sus notas y su historial de actividad. No se puede deshacer.