Registros ioZen: Almacena y Gestiona Datos de Formularios

Los Registros son tipos de datos personalizados que almacenan información estructurada en tu workspace. Piensa en ellos como tablas de base de datos flexibles que diseñas para tus necesidades.

Por qué importan los records

Los IntakeBots recolectan información. Los Registros la organizan.

• Crea “Proyectos” vinculados a clientes
• Crea “Casos” vinculados a contacts
• Crea “Productos” para tu catálogo
• Cualquier dato estructurado que tu negocio necesite

Creando un tipo de registro

1. Ve a Configuración → Registros
2. Haz clic en Nuevo Tipo de Registro
3. Define tu esquema:
   • Nombra tu tipo de registro (ej., “Proyecto”, “Caso”, “Propiedad”)
   • Agrega campos con los tipos que necesitas
   • Configura opciones de vinculación con contacts

Tipos de campo

Los records soportan estos tipos de campo:

Tipo	Caso de uso
Texto	Nombres, títulos, descripciones cortas
Texto largo	Notas, descripciones detalladas
Número	Cantidades, precios, puntuaciones
Fecha	Plazos, fechas de inicio, hitos
Selección	Opción única de opciones predefinidas
Selección múltiple	Múltiples opciones de opciones predefinidas
Referencia	Vinculación a otros records

Vinculando records a contacts

Los records pueden asociarse con contacts, y puedes asignar roles a esas asociaciones:

TipoDeRegistro: "Proyecto"
Configuración de Contactos:
  - Permitir Múltiples Contactos: Sí
  - Opciones de Rol: Cliente, Stakeholder, Líder de Equipo

Esto te permite rastrear quién está involucrado con cada registro y en qué capacidad.

Relaciones padre-hijo

Crea estructuras jerárquicas vinculando records:

• Un registro de “Cliente” puede tener múltiples records de “Proyecto”
• Un registro de “Proyecto” puede tener múltiples records de “Tarea”
• Navega arriba y abajo en la jerarquía

Filtrado y búsqueda

Encuentra records por cualquier valor de campo, combina múltiples filtros, guarda los comunes para acceso rápido, o usa búsqueda de texto completo en todos los campos.

Cómo alimentan los campos de Búsqueda de Registro

Un campo de Búsqueda de Registro en un Intake Bot permite que los respondientes busquen y elijan una fila existente de un Tipo de Registro en lugar de escribir una respuesta. Dos opciones hacen que un mismo Tipo de Registro haga más trabajo:

• Filtros por fila acotan la búsqueda a las filas que coinciden con el valor de una columna, así una sola tabla compartida (por ejemplo, un banco de preguntas) puede alimentar muchas preguntas de búsqueda distintas en lugar de necesitar un Tipo de Registro por pregunta.
• Columnas de arrastre copian otros valores de la fila encontrada al envío (por ejemplo, un puntaje numérico detrás de una etiqueta de escala), mientras que la respuesta almacenada se mantiene como la etiqueta legible que eligió el respondiente.

Combina una búsqueda con puntaje y un campo calculado para totalizar esos valores arrastrados en un grupo de puntaje.

Versionado de esquemas

Cuando modificas el esquema de un tipo de registro, los records existentes mantienen sus datos originales. Los nuevos envíos usan el esquema actualizado, y los cambios se rastrean para propósitos de auditoría.

Ejemplo: registro de proyecto para una agencia creativa

Campo	Tipo	Opciones
Nombre del Proyecto	Texto (requerido)
Tipo de Proyecto	Selección	Sitio Web, Branding, Marketing, Otro
Fecha de Inicio	Fecha
Rango de Presupuesto	Selección	<$5k, $5-10k, $10-25k, $25k+
Estado	Selección	Cotizado, Activo, Completado, En Pausa
Notas	Texto Largo

Con contacts configurados para permitir múltiples personas con roles como Cliente, Stakeholder y Líder de Equipo.

Tips

• Empieza simple. Agrega campos conforme los necesites, no antes. Consulta todas las funcionalidades disponibles.
• Usa selecciones para consistencia. Las opciones predefinidas hacen el filtrado confiable.
• Vincula a contacts. Siempre asocia records con las personas involucradas.
• Nombra claramente. Usa nombres descriptivos que coincidan con cómo tu equipo ya habla de estos datos.

Siguientes pasos

• Tableros de Proceso para dar seguimiento a records por etapas de workflow
• Contactos para gestionar personas vinculadas a tus records
• Enrutamiento de Workflow para automatizar asignaciones de records