Política de privacidad

Esta política explica cómo ioZen recoge, usa, comparte y protege los datos personales cuando visitas iozen.ai, creas una cuenta o usas la app de ioZen en app.iozen.ai (en conjunto, el "Servicio").

"Nosotros" es RINCOT TECHNOLOGY LTD., la empresa que opera la marca ioZen (Business Number 796518827), con domicilio en 22922 132 Ave, Maple Ridge, BC V4R 2R2, Canadá. "Tú" es quien lee: un cliente, alguien del equipo de un cliente, una persona que visita nuestro sitio, o alguien que conversa con un Intake Bot de uno de nuestros clientes.

1. Nuestros dos roles

Actuamos en dos roles distintos, y las reglas cambian en cada uno.

Somos responsables (en inglés, "controller") de los datos personales de nuestros clientes y de las personas de sus equipos (datos de cuenta, del espacio de trabajo y de facturación), de quienes visitan iozen.ai y de quien nos escribe. Esta política cubre esos datos por completo.

Somos encargados (en inglés, "processor") cuando un cliente usa ioZen para recoger datos de sus propios clientes, con un Intake Bot, una página de FlowApp, un número de WhatsApp o la API. El cliente decide qué recoge y para qué, y nosotros tratamos esos datos por su cuenta y según sus instrucciones. Ese tratamiento se rige por nuestro acuerdo de tratamiento de datos.

Si diste tus datos a una empresa que usa ioZen, aplica el aviso de privacidad de esa empresa, y es a ella a quien debes dirigir tus solicitudes. Si nos escribes a nosotros, se la pasamos y la ayudamos a responder.

2. Datos que recogemos de clientes y visitantes

Cuenta y espacio de trabajo

Al registrarte recogemos tu correo y tu contraseña, o los datos de tu cuenta de Google si entras con Google. También te pedimos tu sitio web o perfil social (o una descripción breve de tu negocio) y qué quieres resolver. Después puedes agregar tu nombre, foto, idioma y zona horaria. Cuando invitas a alguien de tu equipo, guardamos su correo y su rol.

Nuestro proveedor de acceso guarda tu contraseña como hash. Nunca la vemos en texto plano.

Para preparar tu primera FlowApp, leemos las páginas públicas del sitio o perfil social que nos das y armamos un perfil breve del negocio: sector, tamaño, servicios, público, ubicación e idiomas. Puedes editarlo cuando quieras.

Cómo nos encontraste

Al registrarte guardamos cómo llegaste: parámetros UTM, identificadores de clic de anuncios (gclid, fbclid, msclkid), la página de referencia y la página de llegada.

Facturación

Si compras un plan o créditos, Stripe recoge los datos de tu tarjeta. Nosotros recibimos tu nombre, correo, datos de facturación, plan e historial de pagos, nunca el número completo de la tarjeta.

Comunicaciones

Cuando nos escribes o respondes a nuestros correos, guardamos la conversación. Nuestro proveedor de correo nos dice si un correo se entregó y si se abrió.

Cómo usas el Servicio

Nuestros sistemas registran datos técnicos como la dirección IP, el navegador, el dispositivo, las páginas y funciones que usas, y los errores. Los usamos para operar, proteger y arreglar el Servicio.

Visitantes del sitio

iozen.ai no tiene formularios. Sabemos de las visitas por las etiquetas de analítica y publicidad que describe la sección 7.

3. Para qué los usamos y con qué base legal

Usamos los datos de la sección 2 para estos fines, cada uno con su base legal según leyes como el RGPD europeo y la LGPD de Brasil:

• Crear y operar tu cuenta y tu espacio de trabajo, y darte soporte: ejecución del contrato contigo.
• Facturación, facturas y registros tributarios: ejecución del contrato y obligación legal.
• Correos del servicio, como invitaciones, alertas de seguridad, avisos de facturación y recordatorios de la prueba: ejecución del contrato.
• Mantener el Servicio seguro, prevenir fraude y abuso, y corregir errores: nuestro interés legítimo en un Servicio seguro y que funcione.
• Entender cómo se usa el producto para mejorarlo: nuestro interés legítimo en mejorar el Servicio.
• Novedades y consejos del producto por correo: nuestro interés legítimo en contarles a los clientes sobre nuestro propio producto, o tu consentimiento donde la ley lo exija. Cada uno de estos correos trae un enlace para darte de baja, y puedes desactivarlos en Configuración.
• Etiquetas de analítica y publicidad en iozen.ai y en la app: tu consentimiento donde la ley lo exija y, en los demás casos, nuestro interés legítimo en medir nuestro propio marketing.
• Cumplir la ley y atender solicitudes legítimas de autoridades: obligación legal.

Para los datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes (sección 4), la base legal la elige el cliente, y nosotros seguimos sus instrucciones.

4. Datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes

Cuando un cliente de nuestro cliente (el "usuario final") responde un Intake Bot, escribe al número de WhatsApp de un cliente, abre una página de FlowApp o se agrega por la API, tratamos por cuenta del cliente:

• Respuestas y archivos: las respuestas a las preguntas que configuró el cliente, los archivos y documentos que se suben, y el historial del chat.
• Datos de contacto: nombre, correo, teléfono, empresa, país y los campos propios que defina el cliente.
• Conversaciones de WhatsApp: número de teléfono, nombre del perfil de WhatsApp, mensajes y archivos, bajas, y, en chats que empiezan desde un anuncio, el identificador de clic y los datos de referencia del anuncio.
• Datos técnicos y de atribución: navegador y dispositivo, ubicación aproximada (país, región, ciudad y zona horaria, a partir de la dirección IP), un hash irreversible de la dirección IP, la página de referencia y la de llegada, parámetros UTM, identificadores de clic de anuncios (fbclid, gclid, gbraid, wbraid, msclkid, ttclid, li_fat_id, ctwa_clid) y las cookies publicitarias que ponen los píxeles propios del cliente (_fbp, _fbc, _ttp, _ga).
• Lo que agrega el equipo del cliente: notas, estado, la persona asignada, y resúmenes y puntajes hechos con IA.

Campos privados y cifrados

Un cliente puede marcar una pregunta como privada. Su respuesta se guarda aparte del resto del caso, queda fuera de las funciones de IA (sección 5) y cada vez que alguien la abre, el acceso queda registrado. Un campo cifrado, además, se guarda en una bóveda cifrada (Supabase Vault).

Atribución y conversiones

La captura de atribución viene activada y el cliente puede desactivarla en cada Intake Bot. El envío de conversiones a plataformas de anuncios está apagado hasta que el cliente conecta una cuenta publicitaria y lo activa. Cuando está activo, nuestros servidores envían cada evento a las plataformas que eligió el cliente, por cuenta del cliente:

• Meta (API de Conversiones): correo, teléfono, nombre y apellido, ciudad, región, país, código postal y un identificador externo, cada uno convertido en hash con SHA-256 antes de salir de nuestros servidores, más la dirección IP, el agente de usuario del navegador, los identificadores de clic y de navegador de Meta (fbc, fbp) y el valor del evento, que no van en hash.
• TikTok (Events API): correo y teléfono en hash, más la dirección IP, el agente de usuario del navegador y el identificador de clic de TikTok (ttclid).
• Google Analytics 4 (Measurement Protocol): un identificador de cliente y uno de usuario junto con el evento. Sin correo ni teléfono.
• Google Ads: correo y teléfono en hash, el identificador de clic de Google (gclid) y la dirección IP.
• LinkedIn (API de Conversiones): correo en hash y el evento.

El hash convierte un dato en un código que la plataforma puede cruzar con sus propios usuarios. Protege el dato en el envío; no lo anonimiza. El cliente decide si usa estas funciones y es responsable de tener una base legal y de informarlo a sus usuarios finales.

Si el cliente agrega su propio píxel de Meta o de TikTok a un Intake Bot, ese píxel se carga en la página del Intake Bot y pone sus propias cookies (sección 7).

Apps conectadas, webhooks y API

Si un cliente conecta una app (por ejemplo HubSpot, Zoho CRM, GoHighLevel, Google Sheets o monday.com), enviamos a esa app los campos que el cliente asigna, a través de Composio, nuestro proveedor de integraciones. Los webhooks y la API envían datos a sistemas que controla el cliente. Cada una de esas apps trata los datos según sus propios términos.

Distribución de casos

Si el cliente activa la distribución de casos, asignamos cada caso nuevo a una persona de su equipo con las reglas que define el cliente: país, canal, Intake Bot, tablero y puntaje de IA. La distribución decide quién del equipo del cliente atiende un caso. No decide nada sobre los derechos del usuario final.

5. Cómo usamos la IA

ioZen usa IA para:

• Armar FlowApps y preguntas a partir de una descripción o de un sitio web.
• Entender y revisar respuestas, y extraer datos de documentos e imágenes que se suben.
• Responder en las conversaciones, usando solo los documentos de conocimiento que el cliente publicó y conectó al Intake Bot.
• Pasar a texto lo que se dicta por voz, cuando el cliente activa la entrada por voz.
• Resumir y puntuar casos.

Al modelo le enviamos solo lo que la tarea necesita: los mensajes, respuestas, documentos, transcripciones de voz, pasajes de conocimiento o contenido del sitio que correspondan. Los borradores de documentos de conocimiento nunca se envían. Cuando un cliente publica uno, se envía a un modelo de embeddings para que el Intake Bot pueda buscar en él.

Cada solicitud de IA pasa por Vercel AI Gateway hacia uno de estos proveedores: Google (Gemini), OpenAI, Anthropic y Typesafe AI, que revisa una respuesta contra sus fuentes antes de enviarla. Si un proveedor falla, la solicitud puede pasar al siguiente de la lista.

Los campos privados quedan fuera de la IA: sus respuestas se reemplazan por "[private]" antes de cualquier resumen o puntaje, y las funciones de IA se apagan para ellos.

No usamos el contenido de nuestros clientes para entrenar ni ajustar modelos de IA. Los proveedores lo tratan solo para responder la solicitud, y sus términos de API no les permiten entrenar sus modelos con él.

La IA puede equivocarse. Los clientes deben revisar lo que produce antes de basarse en ello. Los puntajes de IA ayudan al equipo del cliente a decidir qué mirar primero; no tomamos decisiones con efectos jurídicos o igual de importantes sobre nadie basadas únicamente en un tratamiento automatizado.

6. Con quién los compartimos

No vendemos datos personales ni los alquilamos. Solo los compartimos en estos casos:

• Con nuestros proveedores (sección 8), que los tratan por nosotros bajo contrato y solo según nuestras instrucciones.
• Con las plataformas de anuncios, apps y sistemas que conecta un cliente (sección 4), según las instrucciones de ese cliente.
• Con Google y Meta, mediante las etiquetas publicitarias de nuestro sitio y de algunas páginas de la app, para medir nuestros propios anuncios (sección 7). Algunas leyes estatales de EE. UU. pueden considerar esto "compartir" con fines publicitarios. Puedes oponerte como explica la sección 7, o escribiéndonos.
• Cuando la ley lo exige, por ejemplo por orden judicial, o para proteger los derechos y la seguridad de nuestros usuarios, del público o de ioZen.
• En una fusión, adquisición o venta de activos, avisándote antes de que tus datos queden bajo otra política de privacidad.
• Con tu consentimiento, para cualquier otro fin.

7. Cookies y tecnologías similares

En iozen.ai

Estas etiquetas se cargan solo en iozen.ai:

• Google Analytics 4 (cookies _ga y _ga_*): cuenta visitas y clics.
• Google Ads (_gcl_au): mide qué anuncios traen registros.
• Píxel de Meta (_fbp, _fbc): mide páginas vistas y clics en los botones de registro para nuestros anuncios en Meta.

Donde la ley exige tu consentimiento (la Unión Europea y el resto del Espacio Económico Europeo, el Reino Unido, Suiza, Brasil, Colombia, Ecuador, Perú, Chile, Argentina y la provincia de Quebec), estas etiquetas se cargan solo después de que las aceptas en nuestro aviso de cookies. En los demás lugares se cargan al entrar, y puedes desactivarlas. Puedes cambiar tu elección cuando quieras desde "Configuración de cookies", al pie de la página.

En la app

• Cookies necesarias: tu sesión (sb-*, de Supabase) y una cookie de seguridad para las sesiones del personal de ioZen. Sin ellas la app no funciona.
• Preferencias: idioma (NEXT_LOCALE, 1 año), barra lateral y diseño (7 días) y el aviso para móviles (30 días).
• Google Ads, Google Analytics 4 y el píxel de Meta, solo en las páginas de registro, bienvenida y facturación, para medir nuestros propios anuncios.

En las páginas de los Intake Bots y el widget

No ponemos etiquetas propias de analítica ni de publicidad en las páginas de los Intake Bots. Cuando un cliente inserta un Intake Bot en su propio sitio, nuestro widget pone una cookie propia de ese sitio (iozen_session, 30 días) y guarda en el almacenamiento local del navegador los datos de campaña de la primera visita, para que el cliente vea qué campaña trajo cada caso. Las respuestas a medio llenar se guardan en el navegador por 24 horas para que la persona pueda seguir donde quedó. Si el cliente agregó su propio píxel de Meta o de TikTok, ese píxel pone sus propias cookies (_fbp, _fbc, _ttp).

Tus opciones

Puedes bloquear o borrar cookies desde la configuración de tu navegador. Nuestro sitio y la app no responden a la señal "Do Not Track" del navegador; usa la configuración de cookies en su lugar. Si bloqueas las cookies necesarias, se cerrará tu sesión en la app. Google ofrece una forma de excluirte de Google Analytics en tools.google.com/dlpage/gaoptout, y puedes gestionar los anuncios de Meta en la configuración de tu cuenta de Meta.

8. Proveedores (subencargados)

• Supabase: base de datos, acceso, almacenamiento de archivos y bóveda cifrada. Todos los datos de cuentas y de clientes.
• Vercel: aloja la app, ejecuta tareas en segundo plano, guarda las exportaciones, enruta las solicitudes de IA (AI Gateway) y da la ubicación aproximada a partir de la IP. Datos de las solicitudes, direcciones IP, exportaciones y solicitudes de IA.
• Cloudflare: aloja y protege iozen.ai. Direcciones IP de visitantes y registros de solicitudes.
• Upstash: límites de uso, caché y colas de tareas. Direcciones IP y datos de tareas de corta duración.
• Postmark: envía nuestros correos. Correos, nombres, contenido de los correos y eventos de entrega.
• Stripe: pagos y facturación. Datos de facturación.
• Sentry: monitoreo de errores. Reportes de error con datos del navegador y de la solicitud, configurado para no recoger nombres ni correos.
• Google (Gemini), OpenAI, Anthropic y Typesafe AI, a través de Vercel AI Gateway: funciones de IA (sección 5). El contenido que necesita cada solicitud.
• Kapso y Meta (WhatsApp Business Platform): conectan los números de WhatsApp de los clientes y entregan sus mensajes. Números de teléfono, mensajes y archivos.
• Composio: conecta las apps que elige un cliente (sección 4). Los campos que asigna el cliente.
• Jina AI: lee las páginas web públicas que un cliente nos da durante la configuración. Contenido público del negocio.
• Google (Analytics y Ads) y Meta (píxel): analítica y medición de anuncios de nuestro propio sitio y app (sección 7).
• Sanity: gestiona el contenido de iozen.ai. Las cuentas de edición de nuestro equipo; tu navegador carga las imágenes del sitio desde su red.
• Discord: alertas internas a nuestro equipo sobre errores y registros. Nombres de espacios de trabajo, detalles de errores y un código corto derivado del correo.

Al usar algunas funciones, el navegador de la persona también contacta directamente estos servicios: OpenStreetMap (los mapas de las preguntas de ubicación, que reciben la dirección IP y la zona aproximada que se muestra), el servicio de voz del fabricante del navegador (Google en Chrome, Apple en Safari) para la entrada por voz, y un servicio de códigos QR que recibe solo el enlace público del Intake Bot.

Actualizamos esta lista al menos 30 días antes de que un proveedor nuevo empiece a tratar datos de clientes, salvo en una emergencia. Los clientes que quieran recibir el aviso pueden escribir a hello@iozen.ai.

9. Transferencias internacionales

Guardamos los datos en Estados Unidos: nuestra base de datos, los servidores de la app y las colas funcionan en la región Este de EE. UU. (Virginia del Norte). Algunos proveedores de la sección 8 tratan datos en otros países.

Cuando transferimos datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, usamos las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (con el anexo del Reino Unido), o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado. Cuando otra ley exige un mecanismo específico, como las cláusulas contractuales tipo de la LGPD de Brasil, lo usamos, o nos basamos en que la transferencia es necesaria para darte el Servicio que pediste. Por la naturaleza del Servicio, los datos de los usuarios finales viajan a Estados Unidos; los clientes deben decirlo en sus propios avisos de privacidad.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Datos de cuenta y del espacio de trabajo: mientras tu cuenta esté activa.
• Un espacio de trabajo eliminado: cuando un propietario lo elimina, se puede recuperar durante 30 días. Después lo borramos de forma definitiva, con sus casos, contactos, conversaciones y archivos.
• Tu cuenta de usuario: escríbenos a hello@iozen.ai y la borramos dentro de los 30 días siguientes a confirmar la solicitud. Si eres el único propietario de un espacio de trabajo, te pediremos que antes lo transfieras o lo elimines.
• Datos de clientes: hasta que el cliente los borre (los clientes pueden borrar contactos, registros e Intake Bots en la app) o elimine el espacio de trabajo. Si un plan termina o baja de nivel, pausamos lo que supera los límites del nuevo plan; no lo borramos.
• Exportaciones de datos: 7 días.
• Registros de actividad: 90 días por defecto. En algunos planes el cliente puede fijar entre 30 y 365 días.
• Registros de entrega de webhooks: 30 días. Registros de envío de conversiones y notificaciones leídas: 90 días.
• Registros de facturación: el tiempo que exijan las leyes tributarias y contables.
• Copias de seguridad: nuestro proveedor de base de datos guarda copias que se renuevan. Los datos borrados desaparecen de ellas a medida que rotan, y nunca los restauramos al Servicio.
• Analítica de nuestro sitio: Google y Meta la guardan según la configuración de conservación de cada herramienta.

11. Cómo los protegemos

• Cada conexión usa HTTPS, y les indicamos a los navegadores que lo usen siempre (HSTS).
• Nuestros proveedores cifran los datos guardados.
• Cada consulta se limita a su espacio de trabajo, y la base de datos niega el acceso directo por defecto (seguridad a nivel de fila).
• Los campos privados se guardan aparte del resto del caso, los cifrados viven en Supabase Vault, y cada lectura de unos u otros queda registrada.
• Las credenciales de las plataformas de anuncios se guardan cifradas (AES-256-GCM) y las claves de API, solo como hash.
• Los roles (propietario, administrador, miembro) controlan lo que ve cada persona, y un espacio de trabajo puede limitar a sus miembros a los casos que tienen asignados.
• Limitamos la cantidad de solicitudes y verificamos la firma de los webhooks que recibimos.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una brecha afecta datos personales, avisaremos a los clientes afectados sin demora indebida, y notificaremos a las autoridades y a las personas afectadas según lo exija la ley (dentro de 72 horas según el RGPD).

12. Tus derechos

Qué puedes pedir

Estés donde estés, puedes pedirnos que:

• Te digamos qué datos personales tenemos sobre ti y te demos una copia.
• Los corrijamos si están mal o incompletos.
• Los borremos.
• Te los enviemos, a ti o a otra empresa, en un formato común y legible por máquina.
• Dejemos de usarlos para un fin al que te opones, incluido el marketing directo.
• Dejemos de usarlos si retiras tu consentimiento, cuando nos basamos en él. Esto no afecta lo que hicimos antes.

No te trataremos distinto por ejercer estos derechos.

Cómo pedirlo

Escríbenos a hello@iozen.ai desde el correo de tu cuenta, o dinos cómo confirmar quién eres. Alguien a quien autorices puede pedirlo por ti. Respondemos dentro de 10 días hábiles y, si necesitamos más tiempo, te decimos por qué, dentro de los plazos que permita tu ley. Es gratis. Si rechazamos una solicitud, te explicamos por qué y cómo impugnar la decisión, incluso ante la autoridad que aparece abajo.

Si tus datos nos llegaron a través de una empresa que usa ioZen, esa empresa decide sobre tu solicitud. Se la pasamos y la ayudamos a responder.

Según tu país

• Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza (RGPD): también puedes pedir que limitemos el tratamiento y oponerte al tratamiento basado en intereses legítimos. Puedes reclamar ante tu autoridad de protección de datos.
• California (CCPA y CPRA): puedes saber, borrar y corregir, y oponerte a la venta o al "compartir" de datos personales. No los vendemos; para oponerte al "compartir" publicitario de la sección 6, usa Configuración de cookies o escríbenos.
• Canadá (PIPEDA y la PIPA de Columbia Británica): puedes acceder a tus datos, corregirlos y retirar tu consentimiento, y reclamar ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá o el Comisionado de Información y Privacidad de Columbia Británica.
• México (LFPDPPP): tienes los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) y puedes revocar tu consentimiento. Puedes reclamar ante la autoridad federal de protección de datos.
• Colombia (Ley 1581 de 2012): puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de tu autorización, saber cómo se usan, revocar la autorización o pedir que se supriman, y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ecuador (LOPDP): tienes los derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión, y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados. Puedes reclamar ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
• Brasil (LGPD): puedes confirmar que tratamos tus datos, acceder a ellos, corregirlos, anonimizarlos, bloquearlos o eliminarlos, portarlos, saber con quién los compartimos y revocar tu consentimiento. Puedes reclamar ante la ANPD.
• Perú (Ley 29733): tienes los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y puedes revocar tu consentimiento. Puedes reclamar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
• Chile (Ley 19.628, y la Ley 21.719 cuando entre en vigor): tienes los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo, y puedes reclamar ante la autoridad competente.

13. Menores de edad

Debes tener 18 años o más para crear una cuenta en ioZen. No recogemos a sabiendas datos personales de menores. Los clientes que recogen datos de menores con ioZen son responsables de obtener el consentimiento que exija su ley. Si sabemos que tenemos datos de un menor sin ese consentimiento, los borramos.

14. Cambios a esta política

Actualizamos la fecha de arriba cada vez que cambiamos esta política. Si el cambio es importante, avisamos por correo a los propietarios de cada cuenta al menos 30 días antes de que entre en vigor y mostramos un aviso en la app.

15. Contacto

• Preguntas y solicitudes de privacidad: hello@iozen.ai
• Responsable de privacidad: Jacobo Moreno, CEO, en hello@iozen.ai
• Razón social y domicilio: RINCOT TECHNOLOGY LTD. (Business Number 796518827), 22922 132 Ave, Maple Ridge, BC V4R 2R2, Canadá