Skip to content
ioZen

Construye un Sistema de Intake de Clientes

Deja de perseguir clientes por información. En este tutorial, construirás un sistema completo de intake de clientes que recolecta detalles del proyecto, información de contacto e incluso documentos, todo antes de tu primera llamada.

Tiempo: 15-20 minutos
Dificultad: Intermedio
Qué aprenderás: Lógica condicional, carga de archivos, campos privados, Tableros de Proceso y enrutamiento

Qué Construirás

Section titled “Qué Construirás”

Un flujo de intake de clientes que:

  • Recolecta información de contacto y empresa
  • Hace preguntas específicas según el servicio que necesitan
  • Acepta carga de archivos (guías de marca, contratos, etc.)
  • Almacena información sensible de forma segura
  • Crea un registro de cliente y enruta al miembro del equipo correcto
  • Da seguimiento a cada cliente a través de tus etapas de incorporación

Parte 1: Planifica tu Flujo de Intake

Section titled “Parte 1: Planifica tu Flujo de Intake”

Antes de construir, decide qué información necesitas.

Información Esencial

Section titled “Información Esencial”
  • Datos de contacto (nombre, email, teléfono)
  • Nombre de la empresa y sitio web
  • Qué servicio necesitan
  • Cronograma y presupuesto del proyecto

Información Opcional

Section titled “Información Opcional”
  • Cómo te conocieron
  • Desafíos actuales
  • Archivos de referencia o documentos

Preguntas Específicas por Servicio

Section titled “Preguntas Específicas por Servicio”

Diferentes preguntas para diferentes servicios:

  • Proyectos de sitio web: URL actual, características deseadas, audiencia objetivo
  • Proyectos de branding: Industria, competidores, valores de marca
  • Consultoría: Objetivos principales, tamaño del equipo, herramientas actuales

Parte 2: Crea el FlowApp

Section titled “Parte 2: Crea el FlowApp”

Paso 1: Crea y Nombra

Section titled “Paso 1: Crea y Nombra”
  1. Haz clic en Nuevo FlowApp
  2. Nómbralo “Intake de Clientes”
  3. Haz clic en Crear

Paso 2: Agrega Campos de Contacto

Section titled “Paso 2: Agrega Campos de Contacto”

Agrega estos campos en orden:

Tipo de CampoEtiquetaNombre del CampoRequerido
Texto¿Cuál es tu nombre?nombreSí
Email¿Cuál es tu email?emailSí
Teléfono¿Cuál es el mejor número para contactarte?telefonoSí
Texto¿Con qué empresa trabajas?empresaSí
URL¿Cuál es el sitio web de tu empresa?sitio_webNo

Paso 3: Agrega Selección de Servicio

Section titled “Paso 3: Agrega Selección de Servicio”
  1. Agrega un campo de Selección:
    • Etiqueta: “¿En qué podemos ayudarte?”
    • Nombre del campo: tipo_servicio
    • Opciones:
      • Diseño de Sitio Web
      • Branding e Identidad
      • Estrategia de Marketing
      • Otro
    • Requerido: Sí

Este campo controlará qué preguntas de seguimiento aparecen.

Parte 3: Agrega Preguntas Condicionales

Section titled “Parte 3: Agrega Preguntas Condicionales”

Ahora la parte poderosa: mostrar diferentes preguntas según su selección de servicio.

Preguntas de Diseño de Sitio Web

Section titled “Preguntas de Diseño de Sitio Web”

  1. Agrega un campo de URL:

    • Etiqueta: “¿Cuál es tu sitio web actual? (si tienes uno)”
    • Nombre del campo: sitio_web_actual
    • Requerido: No

  2. Configura visibilidad:

    • Haz clic en configuración de Visibilidad del campo
    • Configura: Mostrar cuando tipo_servicio es igual a “Diseño de Sitio Web”
    • Guardar

  3. Agrega un campo de Selección Múltiple:

    • Etiqueta: “¿Qué características necesitas?”
    • Nombre del campo: caracteristicas_web
    • Opciones:
      • E-commerce / Tienda en Línea
      • Blog
      • Formularios de Contacto
      • Portal de Miembros
      • Sistema de Reservas
      • Otro
    • Visibilidad: Mostrar cuando tipo_servicio es igual a “Diseño de Sitio Web”

Preguntas de Branding

Section titled “Preguntas de Branding”

  1. Agrega un campo de Texto:

    • Etiqueta: “¿En qué industria estás?”
    • Nombre del campo: industria
    • Visibilidad: Mostrar cuando tipo_servicio es igual a “Branding e Identidad”

  2. Agrega un campo de Área de texto:

    • Etiqueta: “¿Quiénes son tus principales competidores?”
    • Nombre del campo: competidores
    • Visibilidad: Mostrar cuando tipo_servicio es igual a “Branding e Identidad”

Seguimiento de “Otro”

Section titled “Seguimiento de “Otro””
  1. Agrega un campo de Área de texto:
    • Etiqueta: “Cuéntanos más sobre lo que buscas”
    • Nombre del campo: otros_detalles
    • Visibilidad: Mostrar cuando tipo_servicio es igual a “Otro”
    • Requerido: Sí (cuando es visible)

Parte 4: Agrega Detalles del Proyecto

Section titled “Parte 4: Agrega Detalles del Proyecto”

Estas preguntas aparecen para todos:

Cronograma

Section titled “Cronograma”

Agrega un campo de Selección:

  • Etiqueta: “¿Cuál es tu cronograma ideal?”
  • Nombre del campo: cronograma
  • Opciones:
    • Lo antes posible (dentro de 2 semanas)
    • Este mes
    • Próximos 1-3 meses
    • Solo explorando opciones
  • Requerido: Sí

Presupuesto

Section titled “Presupuesto”

Agrega un campo de Selección:

  • Etiqueta: “¿Cuál es tu rango de presupuesto?”
  • Nombre del campo: presupuesto
  • Opciones:
    • Menos de $5,000
    • $5,000 - $15,000
    • $15,000 - $50,000
    • $50,000+
    • Todavía no lo sé
  • Requerido: Sí

Contexto Adicional

Section titled “Contexto Adicional”

Agrega un campo de Área de texto:

  • Etiqueta: “¿Algo más que debamos saber sobre tu proyecto?”
  • Nombre del campo: info_adicional
  • Requerido: No

Parte 5: Agrega Carga de Archivos

Section titled “Parte 5: Agrega Carga de Archivos”

Permite que los clientes compartan documentos relevantes por adelantado.

  1. Agrega un campo de Archivo:

    • Etiqueta: “Sube cualquier archivo relevante (guías de marca, ejemplos, briefs)”
    • Nombre del campo: archivos
    • Tipos permitidos: PDF, Imágenes, Documentos
    • Máximo de archivos: 5
    • Requerido: No

  2. Agrega texto de ayuda: “Opcional, ¡pero útil! Ejemplos: guías de marca, ejemplos de competidores, briefs de proyecto”

Parte 6: Almacena Info Sensible de Forma Segura (Opcional)

Section titled “Parte 6: Almacena Info Sensible de Forma Segura (Opcional)”

Si recolectas información sensible como credenciales de inicio de sesión:

  1. Agrega un campo de Área de texto:

    • Etiqueta: “¿Alguna credencial de acceso que necesitemos? (almacenado de forma segura)”
    • Nombre del campo: credenciales
    • Requerido: No

  2. Habilita Campo Privado:

    • Esto encripta los datos
    • La IA nunca ve campos privados
    • Solo los administradores del workspace pueden ver
    • El campo se marca con un icono de candado

Parte 7: Configura tu Tablero de Proceso

Section titled “Parte 7: Configura tu Tablero de Proceso”

Da seguimiento a cada cliente a través de tus etapas de incorporación.

Crea el Tablero

Section titled “Crea el Tablero”
  1. Ve a Tableros de Proceso en la barra lateral izquierda
  2. Haz clic en Nuevo Tablero
  3. Nómbralo “Incorporación de Clientes”
  4. Crea estas fases (columnas):
FasePropósito
Nueva ConsultaRecién enviado, necesita revisión
CalificadoBuen fit, listo para agendar llamada
Llamada de DescubrimientoLlamada agendada o completada
Propuesta EnviadaEsperando decisión
GanadoFirmado, empezando trabajo
PerdidoNo procedió

Conecta con tu IntakeBot

Section titled “Conecta con tu IntakeBot”
  1. Regresa a tu FlowApp de Intake de Clientes
  2. Haz clic en la pestaña Workflow
  3. Configura la ruta predeterminada:
    • Tablero: Incorporación de Clientes
    • Fase: Nueva Consulta

Ahora cada envío crea automáticamente una tarjeta en tu tablero.

Parte 8: Agrega Reglas de Enrutamiento

Section titled “Parte 8: Agrega Reglas de Enrutamiento”

Prioriza automáticamente clientes de alto valor.

Regla 1: Vía Rápida para Alto Presupuesto

Section titled “Regla 1: Vía Rápida para Alto Presupuesto”
  1. Haz clic en Agregar Regla
  2. Configura:
    • Nombre: “Clientes de alto presupuesto”
    • Condiciones: presupuesto es igual a “$50,000+”
    • Acción: Enrutar a “Incorporación de Clientes” → fase “Calificado”
    • Prioridad: Alta

Regla 2: Solicitudes Urgentes

Section titled “Regla 2: Solicitudes Urgentes”
  1. Haz clic en Agregar Regla
  2. Configura:
    • Nombre: “Cronograma urgente”
    • Condiciones: cronograma es igual a “Lo antes posible (dentro de 2 semanas)”
    • Acción: Enrutar a “Incorporación de Clientes” → fase “Calificado”
    • Prioridad: Alta

Ruta Predeterminada

Section titled “Ruta Predeterminada”

Asegúrate de que la ruta predeterminada capture todo lo demás:

  • Tablero: Incorporación de Clientes
  • Fase: Nueva Consulta

Parte 9: Personaliza Mensajes

Section titled “Parte 9: Personaliza Mensajes”

Mensaje de Bienvenida

Section titled “Mensaje de Bienvenida”

“¡Gracias por tu interés en trabajar con nosotros! Te haré algunas preguntas para entender tu proyecto. Esto toma aproximadamente 3 minutos.”

Mensaje de Agradecimiento

Section titled “Mensaje de Agradecimiento”

“¡Listo! Revisaremos tu información y te contactaremos en 1 día hábil para agendar una llamada de descubrimiento. Mientras tanto, no dudes en responder al email de confirmación si tienes alguna pregunta.”

Parte 10: Prueba y Lanza

Section titled “Parte 10: Prueba y Lanza”

Prueba a Fondo

Section titled “Prueba a Fondo”
  1. Haz clic en Vista previa y completa el formulario tú mismo
  2. Prueba cada tipo de servicio para verificar que aparezcan los campos condicionales correctos
  3. Prueba la carga de archivos
  4. Verifica que los envíos aparezcan en tu Tablero de Proceso
  5. Comprueba que las reglas de enrutamiento funcionen como se espera

Publica

Section titled “Publica”
  1. Haz clic en Publicar
  2. Copia tu enlace para compartir
  3. Agrégalo a:
    • Tu página “Trabaja con Nosotros”
    • Firmas de email
    • Biografías de redes sociales

Lo que Has Construido

Section titled “Lo que Has Construido”

Tu sistema de intake de clientes ahora:

✅ Recolecta información completa del proyecto
✅ Muestra preguntas relevantes según el tipo de servicio
✅ Acepta carga de archivos para activos de marca y documentos
✅ Almacena credenciales sensibles de forma segura
✅ Crea records de cliente automáticamente
✅ Enruta a tu Tablero de Proceso
✅ Prioriza solicitudes de alto valor y urgentes
✅ Da seguimiento a clientes a través de tu pipeline de incorporación

Tips de Experto

Section titled “Tips de Experto”

Tip 1: Envía a tu Calendario

Section titled “Tip 1: Envía a tu Calendario”

Agrega un enlace de Calendly o Cal.com en tu mensaje de agradecimiento para que los leads calificados puedan agendar una llamada inmediatamente.

Tip 2: Configura Notificaciones

Section titled “Tip 2: Configura Notificaciones”

Configura notificaciones de Slack o email cuando lleguen envíos de alta prioridad para responder rápido.

Tip 3: Revisa Envíos Abandonados

Section titled “Tip 3: Revisa Envíos Abandonados”

Revisa tu Centro de Contactos para personas que empezaron pero no terminaron. Un email de seguimiento rápido podría traerlos de vuelta.

Tip 4: Itera Basado en Feedback

Section titled “Tip 4: Itera Basado en Feedback”

Después de un mes, revisa tus envíos. ¿La gente se queda atascada en ciertas preguntas? Simplifícalas o elimínalas.

Siguientes Pasos

Section titled “Siguientes Pasos”