Enrutamiento de Flujos
El Enrutamiento de Workflow envía automáticamente los envíos al lugar correcto según lo que las personas responden. Sin clasificación manual. Sin leads perdidos. Todo va donde debe ir.
¿Por Qué Usar Enrutamiento?
Section titled “¿Por Qué Usar Enrutamiento?”Sin enrutamiento: Cada envío llega a una sola pila. Alguien tiene que revisar y asignar manualmente cada uno.
Con enrutamiento: Las solicitudes de alta prioridad van al personal senior instantáneamente. Los tickets de soporte se enrutan al departamento correcto. Los leads calificados saltan al frente de la cola.
Cómo Funciona
Section titled “Cómo Funciona”- Alguien envía tu IntakeBot
- ioZen revisa tus reglas de enrutamiento
- Se activa la primera regla que coincide
- Se crea una tarjeta en el tablero y fase correctos
- Tu equipo recibe notificación
Creando tu Primera Regla
Section titled “Creando tu Primera Regla”Paso 1: Abre Configuración de Enrutamiento
Section titled “Paso 1: Abre Configuración de Enrutamiento”- Ve a tu FlowApp
- Haz clic en la pestaña Workflow
- Haz clic en Agregar Regla (o “Conectar Workflow con IA” para generar reglas automáticamente)
Paso 2: Nombra tu Regla
Section titled “Paso 2: Nombra tu Regla”Dale un nombre claro que describa qué hace:
- ✅ “Enrutar solicitudes urgentes a cola de Prioridad”
- ✅ “Enviar leads enterprise a equipo de Ventas”
- ❌ “Regla 1” (no descriptivo)
Paso 3: Establece Condiciones
Section titled “Paso 3: Establece Condiciones”Elige qué campo revisar y qué buscar.
Ejemplos de condiciones:
| Si este campo… | Es… | Valor |
|---|---|---|
| Prioridad | es igual a | Urgente |
| Presupuesto | mayor que | $10,000 |
| Tamaño de Empresa | es uno de | Enterprise, Mid-Market |
| Tipo de Servicio | contiene | Consultoría |
Paso 4: Elige el Destino
Section titled “Paso 4: Elige el Destino”Selecciona:
- Tablero: Qué Tablero de Proceso recibe la tarjeta
- Fase: En qué columna/etapa empieza
- Prioridad (opcional): Baja, Media, Alta o Urgente
Paso 5: Guarda y Prueba
Section titled “Paso 5: Guarda y Prueba”Haz clic en Guardar, luego usa el botón Probar Reglas para verificar que tu enrutamiento funcione como se espera.
Tipos de Condiciones
Section titled “Tipos de Condiciones”Diferentes tipos de campo soportan diferentes condiciones:
Campos de Texto
Section titled “Campos de Texto”- es igual a / no es igual a
- contiene / no contiene
- empieza con / termina con
- está vacío / no está vacío
Ejemplo: Enruta todos los envíos donde “Empresa” contiene “Agencia” a tu tablero de Agencias.
Campos de Número
Section titled “Campos de Número”- es igual a / no es igual a
- mayor que / menor que
- entre (rango)
- está vacío / no está vacío
Ejemplo: Enruta cotizaciones de más de $50,000 a tu pipeline Enterprise.
Campos de Selección (Desplegables)
Section titled “Campos de Selección (Desplegables)”- es igual a / no es igual a
- es uno de / no es uno de
- está vacío / no está vacío
Ejemplo: Enruta “Tipo de Servicio = Diseño Web” a tu equipo Web.
Campos de Selección Múltiple
Section titled “Campos de Selección Múltiple”- contiene cualquiera de
- contiene todos de
- está vacío / no está vacío
Ejemplo: Enruta envíos que incluyan tanto “Branding” COMO “Sitio Web” a tu tablero de Servicio Completo.
Campos Sí/No
Section titled “Campos Sí/No”- es verdadero
- es falso
Ejemplo: Enruta “Solicitud Urgente = Sí” a tu cola de Prioridad.
Campos de Fecha
Section titled “Campos de Fecha”- es igual a / antes / después
- entre (rango de fechas)
- está vacío / no está vacío
Ejemplo: Enruta eventos con fechas dentro de 2 semanas a tu tablero de Urgentes.
Combinando Condiciones
Section titled “Combinando Condiciones”Lógica AND (Todas deben coincidir)
Section titled “Lógica AND (Todas deben coincidir)”Enruta solo cuando TODAS las condiciones son verdaderas:
Regla: “Solicitudes urgentes de alto valor”
- Presupuesto es mayor que $10,000 Y
- Prioridad es igual a Urgente
Lógica OR (Cualquiera puede coincidir)
Section titled “Lógica OR (Cualquiera puede coincidir)”Enruta cuando CUALQUIER condición es verdadera:
Regla: “Clientes VIP”
- Empresa contiene “Enterprise” O
- Cliente Anterior es igual a Sí
Condiciones Anidadas
Section titled “Condiciones Anidadas”Combina AND y OR para lógica compleja:
Regla: “Leads calificados”
- Presupuesto es mayor que $5,000 Y
- (Cronograma es igual a “Este mes” O Prioridad es igual a “Alta”)
Ejemplos del Mundo Real
Section titled “Ejemplos del Mundo Real”Ejemplo 1: Clasificación de Tickets de Soporte
Section titled “Ejemplo 1: Clasificación de Tickets de Soporte”Objetivo: Enrutar tickets de soporte al equipo correcto automáticamente.
| Regla | Condiciones | Destino |
|---|---|---|
| Problemas de Facturación | Categoría = “Facturación” | Equipo de Facturación → Nuevo |
| Bug Técnico | Categoría = “Reporte de Bug” | Ingeniería → Clasificación |
| Solicitud de Función | Categoría = “Solicitud de Función” | Producto → Backlog |
| Problemas Urgentes | Prioridad = “Urgente” | Líder de Soporte → Urgente |
| Predeterminado | (sin condiciones) | Soporte General → Bandeja |
Tip: Pon reglas más específicas primero. “Problemas Urgentes” debería estar arriba de las reglas generales de categoría.
Ejemplo 2: Calificación de Leads
Section titled “Ejemplo 2: Calificación de Leads”Objetivo: Separar leads calientes de leads para nutrir.
| Regla | Condiciones | Destino |
|---|---|---|
| Lead Enterprise Caliente | Tamaño = “Enterprise” Y Cronograma = “Este trimestre” | Equipo de Ventas → Leads Calientes |
| Enterprise para Nutrir | Tamaño = “Enterprise” Y Cronograma = “Próximo año” | Marketing → Nurture |
| PyME Listo para Comprar | Presupuesto > $1,000 Y Cronograma = “Este mes” | Equipo de Ventas → Pipeline PyME |
| No Calificado | Presupuesto < $500 | Marketing → Newsletter |
| Predeterminado | (sin condiciones) | Ventas → Revisión |
Ejemplo 3: Enrutamiento de Solicitudes de Cotización
Section titled “Ejemplo 3: Enrutamiento de Solicitudes de Cotización”Objetivo: Enrutar cotizaciones por tipo de servicio y valor.
| Regla | Condiciones | Destino |
|---|---|---|
| Proyecto Web Grande | Servicio = “Sitio Web” Y Presupuesto > $20,000 | Dev Senior → Descubrimiento |
| Proyecto Web Pequeño | Servicio = “Sitio Web” Y Presupuesto ≤ $20,000 | Dev Junior → Cotizaciones |
| Proyecto de Branding | Servicio = “Branding” | Equipo de Diseño → Nuevos Proyectos |
| Trabajo Urgente | Plazo < 2 semanas desde ahora | Equipo Overflow → Urgente |
| Predeterminado | (sin condiciones) | General → Bandeja |
Usando IA para Generar Reglas
Section titled “Usando IA para Generar Reglas”¿No quieres configurar reglas manualmente? Deja que la IA lo haga.
Cómo Usar Generación con IA
Section titled “Cómo Usar Generación con IA”- Haz clic en Conectar Workflow con IA
- ioZen analiza los campos de tu IntakeBot
- La IA sugiere reglas de enrutamiento basadas en tu esquema
- Revisa las sugerencias
- Selecciona qué reglas crear
- Haz clic en Crear Seleccionadas
Qué Considera la IA
Section titled “Qué Considera la IA”- Tipos y nombres de campos
- Patrones comunes (campos de prioridad, presupuesto, categoría)
- Mejores prácticas para clasificación y asignación
Tip: Las reglas generadas por IA son un punto de partida. Revísalas y personalízalas para tu flujo específico.
Probando tus Reglas
Section titled “Probando tus Reglas”Antes de lanzar, prueba tu configuración de enrutamiento.
Usando el Probador de Reglas
Section titled “Usando el Probador de Reglas”- Haz clic en Probar Reglas en la pestaña Workflow
- Llena valores de campo de ejemplo
- Ve qué regla coincide en tiempo real
- Ajusta reglas si es necesario
Generar Casos de Prueba con IA
Section titled “Generar Casos de Prueba con IA”Haz clic en Generar Casos de Prueba para crear envíos de ejemplo que prueben:
- El “camino feliz” de cada regla
- Casos límite (valores de frontera)
- Envíos que deberían ir a la ruta predeterminada
Rutas Predeterminadas
Section titled “Rutas Predeterminadas”Establece un destino de respaldo para envíos que no coinciden con ninguna regla.
¿Por Qué Usar una Ruta Predeterminada?
Section titled “¿Por Qué Usar una Ruta Predeterminada?”- Captura casos límite que no anticipaste
- Asegura que nada se quede sin atender
- Crea una cola de “revisión” para envíos inusuales
Configurando una Ruta Predeterminada
Section titled “Configurando una Ruta Predeterminada”- En la pestaña Workflow, encuentra Ruta Predeterminada
- Habilítala
- Elige el tablero y fase de destino
Tip: Nombra tu fase predeterminada algo como “Necesita Revisión” o “Bandeja” para que tu equipo sepa revisarla.
Prioridad de Reglas
Section titled “Prioridad de Reglas”Las reglas se evalúan en orden. La primera regla que coincide gana.
Cómo Funciona la Prioridad
Section titled “Cómo Funciona la Prioridad”- Las reglas se revisan de arriba a abajo (por número de prioridad)
- Tan pronto como una regla coincide, se activa
- Las reglas restantes se saltan
Mejores Prácticas
Section titled “Mejores Prácticas”- Pon reglas específicas antes que las generales
- Pon reglas urgentes/de alta prioridad arriba
- Pon tu regla predeterminada/catch-all al final
Orden de ejemplo:
- Solicitudes urgentes (más específica)
- Solicitudes de alto valor
- Por categoría
- Ruta predeterminada (menos específica)
Tips para Enrutamiento Efectivo
Section titled “Tips para Enrutamiento Efectivo”Empieza Simple
Section titled “Empieza Simple”Comienza con 2-3 reglas. Agrega más conforme aprendas qué necesitas.
Usa Nombres Descriptivos
Section titled “Usa Nombres Descriptivos”“Leads enterprise > $50k” es mejor que “Regla 3”
Revisa Regularmente
Section titled “Revisa Regularmente”Revisa tu cola de ruta predeterminada. Si los envíos siguen terminando ahí, podrías necesitar nuevas reglas.
Combina con Notificaciones
Section titled “Combina con Notificaciones”Configura notificaciones de Slack o email para rutas de alta prioridad para que tu equipo responda rápido.
Solución de Problemas
Section titled “Solución de Problemas””Mi regla no está coincidiendo”
Section titled “”Mi regla no está coincidiendo””- Revisa que el nombre del campo coincida exactamente
- Verifica que el operador de condición sea correcto
- Asegúrate de que el formato del valor coincida (ej., “$10,000” vs “10000”)
- Revisa si una regla de mayor prioridad está coincidiendo primero
”Todo va a la ruta predeterminada”
Section titled “”Todo va a la ruta predeterminada””- Tus condiciones podrían ser demasiado estrictas
- Revisa errores de escritura en nombres de campo o valores
- Usa el Probador de Reglas para depurar
”Las tarjetas van a la fase equivocada”
Section titled “”Las tarjetas van a la fase equivocada””- Verifica el ID de fase en la acción de tu regla
- Revisa si tienes reglas duplicadas
- Revisa el orden de prioridad de reglas
Siguientes Pasos
Section titled “Siguientes Pasos”- Tableros de Proceso: Gestiona trabajo por etapas
- Registros: Almacena datos estructurados de envíos
- Contactos: Construye tu base de datos de contacts automáticamente