Tableros de Proceso
Los Tableros de Proceso te permiten dar seguimiento visual al trabajo. Cuando alguien envía tu IntakeBot, se crea una tarjeta automáticamente. Arrastra las tarjetas por las fases conforme avanza el trabajo; todos en tu equipo ven la misma vista.
¿Por Qué Usar Tableros de Proceso?
Section titled “¿Por Qué Usar Tableros de Proceso?”Sin Tableros de Proceso: Los envíos se acumulan en una lista. Pierdes el rastro de qué se ha atendido y qué sigue pendiente.
Con Tableros de Proceso: Cada envío se convierte en una tarjeta. Ves de un vistazo: 5 leads nuevos, 3 en llamadas de descubrimiento, 2 propuestas enviadas. Nada se queda sin atender.
Entendiendo los Tableros
Section titled “Entendiendo los Tableros”Lo Básico
Section titled “Lo Básico”| Término | Qué Es |
|---|---|
| Tablero | Una vista de flujo de trabajo (ej., “Pipeline de Ventas” o “Cola de Soporte”) |
| Fase | Una columna/etapa en el tablero (ej., “Nuevo,” “En Progreso,” “Completado”) |
| Tarjeta | Un item individual moviéndose por las fases |
Cómo Fluyen las Tarjetas
Section titled “Cómo Fluyen las Tarjetas”Envío → Tarjeta Creada → Fase 1 → Fase 2 → Fase 3 → CompletadoCuando alguien envía tu IntakeBot, una tarjeta aparece automáticamente en la primera fase. Conforme trabajas en ella, la arrastras por las fases hasta completarla.
Creando tu Primer Tablero
Section titled “Creando tu Primer Tablero”Paso 1: Abre Tableros de Proceso
Section titled “Paso 1: Abre Tableros de Proceso”- Ve a tu FlowApp
- Haz clic en Tableros de Proceso en la barra lateral izquierda
- Haz clic en Nuevo Tablero
Paso 2: Nombra tu Tablero
Section titled “Paso 2: Nombra tu Tablero”Dale un nombre claro que describa el flujo de trabajo:
- ✅ “Pipeline de Leads”
- ✅ “Incorporación de Clientes”
- ✅ “Cola de Soporte”
- ❌ “Tablero 1”
Paso 3: Agrega Fases
Section titled “Paso 3: Agrega Fases”Haz clic en Agregar Fase para crear columnas. La mayoría de los tableros necesitan 3-5 fases.
Ejemplo de fases:
| Tipo de Tablero | Fases Sugeridas |
|---|---|
| Pipeline de Ventas | Nuevo Lead → Calificado → Llamada → Propuesta → Ganado/Perdido |
| Cola de Soporte | Nuevo → En Progreso → Esperando Cliente → Resuelto |
| Incorporación de Clientes | Intake → Documentos Recibidos → Setup Completo → Activo |
| Aplicaciones de Empleo | Aplicado → Filtro Telefónico → Entrevista → Oferta → Contratado/Rechazado |
Paso 4: Conecta a tu IntakeBot
Section titled “Paso 4: Conecta a tu IntakeBot”- Ve a configuración de tu IntakeBot
- Busca Tablero Predeterminado o configura Enrutamiento de Workflow
- Selecciona este tablero y la fase inicial
Ahora los envíos crean tarjetas automáticamente.
Trabajando con Tarjetas
Section titled “Trabajando con Tarjetas”¿Qué Hay en una Tarjeta?
Section titled “¿Qué Hay en una Tarjeta?”Cuando haces clic en una tarjeta, ves:
- Info de contacto: Nombre, email, teléfono del envío
- Datos del envío: Todas sus respuestas
- Contacto Vinculado: Haz clic para ver el perfil completo
- Registros Vinculados: Entradas de datos relacionadas
- Comentarios: Notas internas del equipo
- Actividad: Historial de cambios
Moviendo Tarjetas
Section titled “Moviendo Tarjetas”Escritorio: Arrastra y suelta entre columnas
Móvil: Toca la tarjeta → Selecciona “Mover a…” → Elige fase
Acciones Rápidas
Section titled “Acciones Rápidas”Sin abrir la tarjeta:
- Pasa el mouse para ver detalles rápidos
- Clic derecho para menú de acciones
- Doble clic para abrir
Opciones del Menú de Tarjeta
Section titled “Opciones del Menú de Tarjeta”Haz clic en el menú ⋮ de cualquier tarjeta:
| Acción | Qué Hace |
|---|---|
| Asignar | Establece responsabilidad de miembro del equipo |
| Establecer Prioridad | Baja, Media, Alta, Urgente |
| Agregar Comentario | Nota interna |
| Mover a Fase | Cambiar estado |
| Ver Contacto | Abrir contacto vinculado |
| Archivar | Remover de vista activa |
| Eliminar | Remover permanentemente |
Colaboración de Equipo
Section titled “Colaboración de Equipo”Asignando Tarjetas
Section titled “Asignando Tarjetas”Cada tarjeta debería tener un responsable. Para asignar:
- Abre la tarjeta
- Haz clic en Asignar (o el placeholder de avatar)
- Selecciona un miembro del equipo
- Recibirá una notificación
Tip: Usa Enrutamiento de Workflow para auto-asignar según reglas.
Agregando Comentarios
Section titled “Agregando Comentarios”Mantén la comunicación en un solo lugar:
- Abre la tarjeta
- Desplázate a la sección de Comentarios
- Escribe tu nota
- Haz clic en Publicar
Los comentarios son visibles solo para tu equipo; el que envió nunca los ve.
Buenos ejemplos de comentarios:
- “Llamé, fue a buzón. Intentaré de nuevo mañana.”
- “Presupuesto confirmado en $15k. Listo para propuesta.”
- “Faltan documentos fiscales, envié email de seguimiento.”
Menciones
Section titled “Menciones”Etiqueta miembros del equipo en comentarios:
- Escribe
@seguido de su nombre - Recibirán notificación sobre la mención
Organizando tu Tablero
Section titled “Organizando tu Tablero”Orden de Fases
Section titled “Orden de Fases”Las fases deben fluir de izquierda a derecha en el orden en que progresa el trabajo:
Etapas tempranas → Etapas medias → Etapas finalesArrastra los encabezados de fase para reordenarlos.
Límites de Fase (Opcional)
Section titled “Límites de Fase (Opcional)”Limita cuántas tarjetas pueden estar en una fase para prevenir cuellos de botella:
- Haz clic en el menú ⋮ del encabezado de fase
- Establece Límite de tarjetas (ej., 10)
- La fase muestra advertencia cuando está al máximo
Archivando
Section titled “Archivando”Mantén tu tablero limpio archivando trabajo completado:
- Mueve tarjetas a tu fase final (ej., “Completado” o “Cerrado”)
- Periódicamente, archiva tarjetas en esa fase
- Las tarjetas archivadas aún se pueden buscar y restaurar
Múltiples Tableros
Section titled “Múltiples Tableros”Un FlowApp puede tener múltiples tableros para diferentes flujos de trabajo.
Cuándo Usar Múltiples Tableros
Section titled “Cuándo Usar Múltiples Tableros”| Escenario | Configuración de Tablero |
|---|---|
| Diferentes procesos para diferentes envíos | Un tablero por tipo de proceso |
| Mismos items, diferentes vistas | Filtros en un tablero (próximamente) |
| Flujos específicos por equipo | Un tablero por equipo |
Ejemplo: FlowApp de Reclutamiento
Section titled “Ejemplo: FlowApp de Reclutamiento”Tablero 1: Pipeline de Candidatos
- Aplicado → Filtro Telefónico → Presencial → Oferta → Decisión
Tablero 2: Seguimiento de Posiciones
- Abierta → Sourcing → Entrevistando → Cubierta
Enrutando a Diferentes Tableros
Section titled “Enrutando a Diferentes Tableros”Usa Enrutamiento de Workflow para enviar envíos al tablero correcto:
- Aplicantes de ingeniería → Tablero Pipeline de Ingeniería
- Aplicantes de ventas → Tablero Pipeline de Ventas
- Aplicantes de soporte → Tablero Pipeline de Soporte
Ejemplos de Tableros del Mundo Real
Section titled “Ejemplos de Tableros del Mundo Real”Ejemplo 1: Pipeline de Clientes para Freelancer
Section titled “Ejemplo 1: Pipeline de Clientes para Freelancer”Fases:
- Consulta: Nuevos envíos de formulario de contacto
- Descubrimiento: Llamada agendada o completada
- Propuesta: Propuesta enviada, esperando respuesta
- Negociación: Discutiendo términos
- Ganado: Contrato firmado
- Perdido: No procedió
Ejemplo 2: Cola de Tickets de Soporte
Section titled “Ejemplo 2: Cola de Tickets de Soporte”Fases:
- Nuevo: Recién enviado
- Clasificado: Asignado a miembro del equipo
- En Progreso: Trabajando activamente en él
- Esperando: Esperando respuesta del cliente
- Resuelto: Problema solucionado
Ejemplo 3: Registro de Eventos
Section titled “Ejemplo 3: Registro de Eventos”Fases:
- Registrado: Completó registro
- Confirmado: Pago recibido (si aplica)
- Recordado: Email de recordatorio enviado
- Asistió: Se presentó al evento
- No Asistió: No se presentó
Mejores Prácticas
Section titled “Mejores Prácticas”Mantenlo Simple
Section titled “Mantenlo Simple”Empieza con 3-5 fases. Siempre puedes agregar más después. Demasiadas fases crean confusión.
Nombra las Fases Claramente
Section titled “Nombra las Fases Claramente”❌ “Fase 1,” “Fase 2”
✅ “Nuevo Lead,” “Llamada de Descubrimiento,” “Propuesta Enviada”
Cualquiera que vea el tablero debería entender qué significa cada fase.
Define “Completado”
Section titled “Define “Completado””Ten criterios claros para cuándo una tarjeta se mueve a la siguiente fase:
| Fase | Mover a la Siguiente Cuando… |
|---|---|
| Nuevo Lead | Primer contacto enviado |
| Descubrimiento | Llamada agendada o completada |
| Propuesta | Propuesta entregada |
| Ganado/Perdido | Decisión tomada |
Mantén las Tarjetas Moviéndose
Section titled “Mantén las Tarjetas Moviéndose”Una tarjeta que permanece en una fase demasiado tiempo es señal de alerta. Revisa regularmente y:
- Muévela hacia adelante
- Contacta para actualización
- Archiva si está estancada
Usa Asignaciones
Section titled “Usa Asignaciones”Las tarjetas sin dueño tienden a olvidarse. Asigna todo, aunque sea a ti mismo.
Tips para Diferentes Tamaños de Equipo
Section titled “Tips para Diferentes Tamaños de Equipo”Solo / Freelancer
Section titled “Solo / Freelancer”- Un tablero usualmente es suficiente
- Las fases rastrean tu flujo personal
- Comentarios = notas para ti mismo
Equipo Pequeño (2-5)
Section titled “Equipo Pequeño (2-5)”- Asigna tarjetas a personas específicas
- Usa comentarios para traspasos
- Considera límites WIP para gestionar capacidad
Equipo Grande (5+)
Section titled “Equipo Grande (5+)”- Múltiples tableros por equipo o función
- Reglas claras de asignación
- Revisiones regulares del tablero
Solución de Problemas
Section titled “Solución de Problemas””Las tarjetas no se están creando”
Section titled “”Las tarjetas no se están creando””- Verifica que tu IntakeBot esté conectado al tablero
- Verifica que el FlowApp esté publicado
- Revisa reglas de Enrutamiento de Workflow (si las usas)
“No puedo encontrar una tarjeta”
Section titled ““No puedo encontrar una tarjeta””- Revisa otras fases (incluyendo Completado/Cerrado)
- Busca por nombre de contacto o datos del envío
- Revisa tarjetas archivadas
”El tablero está muy desordenado”
Section titled “”El tablero está muy desordenado””- Archiva tarjetas completadas regularmente
- Considera agregar una fase “Completado” para archivar rápido
- Usa filtros (si están disponibles) para enfocarte en tarjetas relevantes
”El equipo no está usando el tablero”
Section titled “”El equipo no está usando el tablero””- Simplifica: menos fases, nombres más claros
- Agrega revisiones del tablero a reuniones de equipo
- Muestra el valor: “Así es como sabemos que nada se queda sin atender”
Siguientes Pasos
Section titled “Siguientes Pasos”- Enrutamiento de Workflow: Auto-crea y enruta tarjetas
- Registros: Vincula datos estructurados a tarjetas
- Contactos: Ve todas las interacciones por contacto